Données collectées

Qui est responsable

GoMind SAS est responsable du traitement de vos données. GoMind n’a pas désigné de délégué à la protection des données : une personne de GoMind, le référent RGPD, répond aux questions et aux demandes sur les données personnelles.

Ce que GoVersity enregistre

• Votre identité : prénom, nom et adresse e-mail professionnelle. Si vous vous connectez avec Google : l’identifiant de votre compte Google, qui le retrouve même si son adresse change, et l’adresse de votre photo de profil Google, mise à jour à chaque connexion et affichée à côté de votre nom ; à la première connexion, un prénom ou un nom laissé vide est complété par celui de Google.
• Votre compte : votre académie, vos rôles, le statut du compte, sa date de création, la date de votre dernière connexion et le dernier espace ouvert, pour vous y ramener à la connexion suivante. Si votre compte a un mot de passe, il est enregistré sous une forme hachée, que personne ne peut relire ; s’il vous a été transmis à la création du compte, GoVersity note qu’il reste à remplacer, jusqu’à ce que vous choisissiez le vôtre. Si vous demandez un lien « mot de passe oublié », GoVersity garde une empreinte de ce lien, qui ne permet pas de le retrouver, avec son heure d’expiration (une heure) et l’heure à laquelle il a servi.
• Vos formations : les formations qui vous sont attribuées, seules ou par une collection (et laquelle), par qui et quand, leur date de départ, les pauses, chaque capsule terminée avec sa date, la date de votre dernière activité (la dernière capsule terminée), votre avancement et la date à laquelle vous terminez une formation.
• Quand l’ordre des capsules d’une formation change, la date à laquelle chaque capsule s’était déjà ouverte pour vous, pour qu’elle reste ouverte.
• L’e-mail du jour : la date de chaque envoi, le nombre de tentatives et, si vous vous en désinscrivez, la date de la désinscription.
• La notification du jour, si vous l’activez sur un appareil : l’adresse que le service de notification de votre navigateur attribue à cet appareil, ses clés de chiffrement, et la date de la dernière notification. Elles sont effacées dès que vous la désactivez, ou quand le service indique que l’appareil ne la reçoit plus.
• Si vous créez des formations : leur contenu, et le fait que vous les avez créées ou modifiées en dernier.
• Sur votre appareil : un cookie de session, qui vous garde connecté ou connectée 7 jours au plus. Si vous fermez l’invitation à installer GoVersity, la date de fermeture reste dans votre navigateur, sans être envoyée. Aucun cookie publicitaire ni de mesure d’audience.

Qui voit vos données

• Vous : vos formations, vos capsules et votre avancement.
• L’administration de votre académie : votre identité, vos rôles, le statut de votre compte, et votre progression, à votre nom, dans chacune de vos formations : capsules terminées, avancement, dernière activité, date de départ, formation terminée. Son tableau de bord signale aussi, à votre nom, une absence d’activité prolongée, un compte désactivé ou un e-mail du jour qui n’a pas pu partir.
• L’administration GoVersity, chez GoMind : les mêmes informations, pour toutes les académies.
• Les autres apprenantes et apprenants ne voient rien de vos données.
• Les indicateurs chiffrés des tableaux de bord, comme les capsules terminées à chaque rang d’une formation, sont des totaux : aucun nom n’y figure. Les capsules terminées par rang ne s’affichent qu’à partir de cinq personnes qui suivent la formation.

Ce qui n’est pas mesuré

• Aucun temps passé n’est mesuré : ni sur une capsule, ni sur une vidéo, ni dans l’application.
• L’ouverture d’une capsule n’est pas enregistrée, ni dans votre progression ni dans le journal : seule une capsule que vous terminez est notée.
• Aucun clic n’est enregistré, pas même sur les liens proposés en fin de formation.
• Ni géolocalisation, ni traceur publicitaire, ni outil de mesure d’audience.
• Votre adresse IP n’est pas enregistrée dans GoVersity : elle sert seulement, en mémoire et pendant une minute, à limiter les demandes répétées : tentatives de connexion, signalements d’erreur, désinscriptions et autres accès sans connexion.

Le journal d’activité

• GoVersity tient un journal de ce qui se fait dans l’application : chaque action (connexion, déconnexion, capsule terminée, formation attribuée, contenu modifié, compte créé ou désactivé…) et chaque écran consulté (vos formations, une formation, les écrans de gestion). L’ouverture d’une capsule n’y est pas notée.
• Une entrée dit qui a fait quoi, sur quel élément, dans quelle académie, et quand. Elle ne contient jamais ce que vous avez saisi : ni texte, ni mot de passe, ni adresse e-mail.
• Une même consultation, ou un même enregistrement de brouillon, répété dans les 10 minutes n’est noté qu’une fois.
• Les consultations sont effacées au bout de 12 mois, les autres actions au bout de 3 ans.
• L’administration de votre académie voit le journal de votre académie dans son tableau de bord ; l’administration GoVersity, chez GoMind, voit celui de toutes les académies.
• Le journal ne sert à calculer ni un temps passé ni un indicateur : les chiffres des tableaux de bord viennent des capsules terminées.

Les services qui interviennent

• Hébergement : l’application, la base de données, les images et les sauvegardes sont hébergées en France, chez OVHcloud.
• Connexion avec Google : Google reçoit votre demande de connexion et renvoie à GoVersity votre adresse e-mail vérifiée, l’identifiant de votre compte Google, votre prénom, votre nom et l’adresse de votre photo de profil. Votre photo s’affiche depuis les serveurs de Google, qui reçoivent alors votre adresse IP. GoVersity ne garde aucun jeton d’accès à votre compte Google.
• E-mails : l’e-mail du jour passe par un prestataire d’envoi, qui reçoit votre adresse e-mail et le contenu du message, c’est-à-dire les titres des capsules du jour.
• Notifications : la notification du jour, si vous l’activez, passe par le service de notification de votre navigateur (Google, Mozilla, Apple ou Microsoft). Il reçoit un message chiffré qui annonce le nombre de capsules du jour, sans votre nom ni le titre des capsules.
• Vidéos : une vidéo hébergée sur YouTube ou Vimeo ne se charge que si vous la lancez. À ce moment, la plateforme vidéo reçoit votre adresse IP et des informations sur le visionnage, hors du contrôle de GoVersity et parfois hors d’Europe.
• Erreurs : quand une erreur survient, un service de suivi des erreurs en reçoit une description technique (le message, la page sans ses paramètres), sans votre nom, votre adresse e-mail ni votre adresse IP.

Combien de temps les données sont gardées

• Vos données sont gardées pendant le pilote, puis supprimées un an après sa fin.
• D’ici là, le journal efface de lui-même les consultations au bout de 12 mois et les autres actions au bout de 3 ans.
• Un compte désactivé garde son historique de formation : il peut être réactivé.
• Une copie chiffrée de la base et des images est faite chaque jour et gardée 30 jours.

Faire effacer vos données

• Pour consulter vos données, les faire corriger ou les faire effacer, adressez-vous au référent RGPD de GoMind, directement ou par l’administration de votre académie.
• L’effacement se fait par anonymisation, selon une procédure écrite et vérifiée : votre prénom, votre nom, votre adresse e-mail, votre mot de passe, l’identifiant et la photo de votre compte Google, votre dernier espace et vos abonnements à la notification du jour sont effacés, et vos sessions fermées sur tous vos appareils. Votre progression est gardée sans nom, pour que les totaux de l’académie restent justes. L’anonymisation est définitive.
• Le journal garde la trace de l’anonymisation, avec votre nom tel qu’il était à ce moment et le motif de la demande, jusqu’à son effacement au bout de 3 ans. Les sauvegardes antérieures disparaissent au bout de 30 jours.